Prosessen med flyttingen av et kontor til et nytt sted foregår noe annerledes enn flytting fra en privat bolig til en annen. På et tradisjonelt kontor finnes det mange dokumenter og mapper lagret, så det første man på konsentrere seg om er sikker transport av disse. Det viktigste først. Bruk av en bunnsolid eske eller kasse er greit å benytte her, gjerne med en gjenlukkbar mekanisme.
Et annet viktig poeng er å varsle flytting til eksisterende kunder i overgangsperioden.
Ideelt sett kan det være greit å holde det gamle kontoret i drift, mens man flytter til det nye for å unngå forvirring. Dette vil så klart avhenge av type virksomhet og økonomisituasjon. Bedrifter med høy personlig kundefrekvens bør vurdere dette alternativet, fordi hvis en kunde står foran en låst kontordør og ikke vet hvor han eller hun skal ta veien, kan man i verste fall miste kunden. En enkel lapp på døren eller SMS/epost med et varsel om flytting vil løse dette.
Sikre at Wifi fungerer, og at nettverksforbindelsen er optimal ved første flyttedag.
Ved å bruke en planløsning og fotografier av alle nye kontorlokaler, er det mulig å gjøre en målbevisst vurdering av hvilke møbler som skal gå til. Det er viktig å ta hensyn til sikkerhetskravene på arbeidsplassen. Avhengig av dette kan dette bety at ytterligere tiltak må tas for å unngå feil. Plasseringen av skrivebord ved vindusfronter er problematisk. Skjermen bør ikke plasseres parallelt med vinduet, heller på veggen der vinduet er. Videre er rikelig med ventilasjon og utluftingsmuligheter viktig, særlig i et lokale fylt med elektronikk som påvirker luftkvaliteten..
Om man er godt forberedt og har et greit bilde på hvordan det skal være i det nye kontorlokalet, vil selve prosessen være mer smertefri og man kan starte opp i nye, freshe lokaler så raskt som mulig.
